毎日の業務連絡であったり、特定のお客さんへのメールを送信するときに、テンプレートを使いたいときありますよね。
そこで、今回はOutlookのマクロを使用して、メールテンプレートを開くマクロを作ります。
目次
Outlook VBAでマクロを作るために開発タブを表示【準備】
OutlookでVBAを使ってマクロを作るために、開発タブを表示する必要があります。以下表示する手順です。
1. トップメニューのファイルをクリックします。
2. オプションをクリックします。
3. リボンのユーザー設定をクリックし、画面右側に表示されている開発チェックボックスを付けて、OKボタンをクリックします。
4. 画面のトップメニューに開発タブが表示されるので、開発タブをクリックしてVisual Basicをクリックします。
5. 以下のような画面が表示されれば、マクロを作るための準備完了です!
Outlookでメールテンプレート(.oft)を作成【準備】
マクロで呼び出すためのテンプレートを作成しましょう。Outlookには拡張子.oftのOutlookテンプレートがあるので、.oftファイルを作成します。
1. トップメニューのホームをクリック、新しいメールをクリックして、新しいメールを開きます。
2. 宛先、件名、本文に記入してテンプレートを作成します。今回はこんな感じで作りました。
3. テンプレートの作成が完了したら、ファイルをOutlookテンプレート形式(.oft)で保存します。
3-1. トップメニューのファイルをクリックします。
3-2. 名前を付けて保存をクリックします。
3-3. ファイルの種類で「Outlookテンプレート(*.oft)」を選択し、ファイル名を設定したら、保存ボタンをクリックします。本記事ではデフォルトのパスにそのまま保存しています。
Outlook VBAでメールテンプレートを開くマクロを作成
Projectで右クリック、挿入、標準モジュールをクリックします。
以下のように表示されます。
VBAのソースコード
テンプレートを開くためのソースコードを書きましょう。
ソースをそのままコピーしただけでは動きません!!!
CreateItemFromTemplateのカッコの中にはテンプレートファイルのパスを入れますので、「Outlookでメールテンプレート(.oft)を作成【準備】」で保存したパスに変更してください。
copy
Public Sub OpenTemplate()
Dim objItem As Object
' 1. テンプレートファイルを設定(環境に合わせてファイルパスを変更してください)
Set objItem = _
CreateItemFromTemplate("C:\Users\test\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\テンプレート.oft")
' 2. 1で設定したテンプレートを開く
objItem.Display
End Sub
貼り付けた後の画面はこんな感じになります。
マクロを実行する
キーボードの【F5】を押す、または画面上部の【▶】を押して、マクロを実行します。
以下のウィンドウが表示されたら、OpenTemplateを選択して、実行ボタンをクリックします。
「Outlookでメールテンプレート(.oft)を作成する【準備】」で作成したテンプレートファイルが表示されれば成功です!
マクロをクイックアクセスツールバーに表示
このままだと、毎回マクロを実行する必要があり面倒ですね。そこで、クイックアクセスツールバーにマクロを登録して1クリックでテンプレートを表示できるようにします。
クイックアクセスツールバーにマクロを登録
1. トップメニューのファイルをクリックします。
2. オプションをクリックします。
3. クイックアクセスツールバーをクリック、コマンドの選択から【マクロ】をクリックします。
4. テンプレートを表示するマクロ(OpenTemplate)を選択し、追加ボタンをクリックします。
5. 右側にOpenTemplateが表示されていることを確認したら、OKボタンをクリックします。
6. クイックアクセスツールバーに新しくアイコンが追加されていることを確認し、アイコンをクリックしましょう。
7. アイコンをクリックして、テンプレートが表示されれば完了です!
これでクイックアクセスツールバーからマクロを呼び出せるようになりました!
設定するまで手間がかかりますが、毎日のようにテンプレートを使用するのだったら、全体としては生産性の向上につながるでしょう!
クイックアクセスツールバーのアイコンを変更
ここからは、ただのこだわりになるのでやらなくても問題ありません。
現在表示されているアイコンだと、何を示しているのか分かりにくいですよね。そこでメールだとわかるようにアイコンを変更します。
1. オプションのクイックアクセスツールバーを開きます。OpenTemplateを選択して、変更ボタンをクリックします。
2. アイコンの種類は限られていますが、今回はメールのアイコンを選択します。また、表示名をわかりやすいように変更します。変更したらOKボタンを押します。
3. オプションのクイックアクセスツールバーの右側の表示が、上記の設定に変更されていることを確認し、OKボタンを押します。
4. クイックアクセスツールバーの表示が変わっていることを確認してください。こっちの方がメールのテンプレートを開くことだと分かりやすいですね。
おしまいです!