【Outlook VBA】メールテンプレートを開くマクロを作って、メールを効率化しよう

毎日の業務連絡であったり、特定のお客さんへのメールを送信するときに、テンプレートを使いたいときありますよね。

そこで、今回はOutlookのマクロを使用して、メールテンプレートを開くマクロを作ります。

Outlook VBAでマクロを作るために開発タブを表示【準備】

OutlookでVBAを使ってマクロを作るために、開発タブを表示する必要があります。以下表示する手順です。

1. トップメニューのファイルをクリックします。

2. オプションをクリックします。

3. リボンのユーザー設定をクリックし、画面右側に表示されている開発チェックボックスを付けて、OKボタンをクリックします。

4. 画面のトップメニューに開発タブが表示されるので、開発タブをクリックしてVisual Basicをクリックします。

5. 以下のような画面が表示されれば、マクロを作るための準備完了です!

Outlookでメールテンプレート(.oft)を作成【準備】

マクロで呼び出すためのテンプレートを作成しましょう。Outlookには拡張子.oftのOutlookテンプレートがあるので、.oftファイルを作成します。

1. トップメニューのホームをクリック、新しいメールをクリックして、新しいメールを開きます。

2. 宛先、件名、本文に記入してテンプレートを作成します。今回はこんな感じで作りました。

3. テンプレートの作成が完了したら、ファイルをOutlookテンプレート形式(.oft)で保存します。

3-1. トップメニューのファイルをクリックします。

3-2. 名前を付けて保存をクリックします。

3-3. ファイルの種類「Outlookテンプレート(*.oft)」を選択し、ファイル名を設定したら、保存ボタンをクリックします。本記事ではデフォルトのパスにそのまま保存しています。

メモ
テンプレートを保存したパスは、マクロを作るときに使用するので、パスをメモしておきましょう!

注意
上の画像のフォルダパスで黒く塗りつぶされているところは、Windowsにログインしているユーザー名になります。人によって異なるので注意してください。

Outlook VBAでメールテンプレートを開くマクロを作成

Projectで右クリック、挿入標準モジュールをクリックします。

以下のように表示されます。

VBAのソースコード

テンプレートを開くためのソースコードを書きましょう。

注意

ソースをそのままコピーしただけでは動きません!!!

CreateItemFromTemplateのカッコの中にはテンプレートファイルのパスを入れますので、「Outlookでメールテンプレート(.oft)を作成【準備】」で保存したパスに変更してください。

copy

Public Sub OpenTemplate()

    Dim objItem As Object
    
    ' 1. テンプレートファイルを設定(環境に合わせてファイルパスを変更してください)
    Set objItem = _
        CreateItemFromTemplate("C:\Users\test\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\テンプレート.oft")
    
    ' 2. 1で設定したテンプレートを開く
    objItem.Display

End Sub

貼り付けた後の画面はこんな感じになります。

マクロを実行する

キーボードの【F5】を押す、または画面上部の【▶】を押して、マクロを実行します。

以下のウィンドウが表示されたら、OpenTemplateを選択して、実行ボタンをクリックします。

「Outlookでメールテンプレート(.oft)を作成する【準備】」で作成したテンプレートファイルが表示されれば成功です!

マクロをクイックアクセスツールバーに表示

このままだと、毎回マクロを実行する必要があり面倒ですね。そこで、クイックアクセスツールバーにマクロを登録して1クリックでテンプレートを表示できるようにします。

クイックアクセスツールバーにマクロを登録

参考

クイックアクセスツールバーとはOutlookの一番上の青い部分にあります。

 

1. トップメニューのファイルをクリックします。

2. オプションをクリックします。

3. クイックアクセスツールバーをクリック、コマンドの選択から【マクロ】をクリックします。

4. テンプレートを表示するマクロ(OpenTemplate)を選択し、追加ボタンをクリックします。

5. 右側にOpenTemplateが表示されていることを確認したら、OKボタンをクリックします。

6. クイックアクセスツールバーに新しくアイコンが追加されていることを確認し、アイコンをクリックしましょう。

7. アイコンをクリックして、テンプレートが表示されれば完了です!

これでクイックアクセスツールバーからマクロを呼び出せるようになりました!

設定するまで手間がかかりますが、毎日のようにテンプレートを使用するのだったら、全体としては生産性の向上につながるでしょう!

クイックアクセスツールバーのアイコンを変更

ここからは、ただのこだわりになるのでやらなくても問題ありません。

現在表示されているアイコンだと、何を示しているのか分かりにくいですよね。そこでメールだとわかるようにアイコンを変更します。

1. オプションのクイックアクセスツールバーを開きます。OpenTemplateを選択して、変更ボタンをクリックします。

2. アイコンの種類は限られていますが、今回はメールのアイコンを選択します。また、表示名をわかりやすいように変更します。変更したらOKボタンを押します。

3. オプションのクイックアクセスツールバーの右側の表示が、上記の設定に変更されていることを確認し、OKボタンを押します。

4. クイックアクセスツールバーの表示が変わっていることを確認してください。こっちの方がメールのテンプレートを開くことだと分かりやすいですね。

おしまいです!